Загальний відділ

32300, м. Кам’янець-Подільський, вул. Троїцька 4 Загальний відділ
1	Начальник відділу	Воронюк Ірина Вікторівна	9-12-79
2	Головний спеціаліст		9-12-61
3	Головний спеціаліст	Бойко Катерина Миколаївна	9-11-74
4

Положення про загальний відділ апарату Кам’янець-Подільської районної державної адміністрації Хмельницької області (у новій редакції)

1. ЗАГАЛЬН1 ЗАСАДИ

1.1. Загальний відділ апарату Кам’янець-Подільської райдержадміністрації Хмельницької області (далі – загальний відділ) утворюється головою районної державної адміністрації, є структурним підрозділом її апарату, підпорядкованим– керівнику апарату районної державної адміністрації.

1.2. Загальний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями  Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, іншими нормативними актами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови обласної та районної державної адміністрацій, регламентом районної державної адміністрації, а також цим положенням.

1.3. Положення про загальний відділ апарату адміністрації розробляється керівником апарату адміністрації та затверджується розпорядженням голови районної державної адміністрації. Посадові інструкції працівників відділу розробляються начальником загального відділу апарату адміністрації та затверджуються керівником апарату районної державної адміністрації.

2. ЗАВДАННЯ І ПОВНОВАЖЕННЯ ЗАГАЛЬНОГО ВІДДІЛУ

2.1. Загальний відділ утворюється для встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичного керівництва і контролю за дотриманням установленого порядку роботи з документами у структурних підрозділах апарату та райдержадміністрації, ведення в апараті адміністрації діловодства, здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, перевірки стану цієї роботи у місцевих органах виконавчої влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, надання методичної і практичної допомоги з цих питань управлінням, відділам, іншим структурним підрозділам райдержадміністрації та відділам її апарату, виконкомам селищної, сільських рад

2.2.Забезпечення безперешкодного здійснення конституційних прав громадян на усне та письмове звернення, дотримання  та виконання Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного  права на звернення до органів  державної влади та органів місцевого самоврядування».

2.3. Забезпечення реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, що була отримана або створена в процесі виконання районною державною адміністрацією своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, або яка знаходяться у володінні Кам’янець-Подільської районної державної адміністрації.

2.2. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

2.2.1. Забезпечує організацію ведення діловодства в апараті районної державної адміністрації.

2.2.2.Здійснює контроль за обов’язковим додержанням в апараті, структурних підрозділах райдержадміністрації вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно – розпорядчу документацію та Інструкцію з діловодства.

2.2.3.Здійснює експертизу нормативно-правових актів, розпорядчих документів на відповідність їх оформлення Інструкції з діловодства у Кам’янець-Подільській районній державній адміністрації та іншим нормативно-правовим актам з питань діловодства.

2.2.4.Приймає, реєструє, здійснює попередній розгляд, передає згідно з розподілом обов¢язків на розгляд керівництву адміністрації та на виконання, розмножує, розсилає вхідну, вихідну кореспонденцію, розпорядження голови райдержадміністрації, накази керівника апарату адміністрації, інші документи обласної ради та облдержадміністрації.

2.2.5.Надає для оприлюднення на офіційному сайті райдержадміністрації нормативно-правові акти, акти індивідуальної дії (крім внутрішньо-організаційних), прийняті головою райдержадміністрації.

2.2.6. Забезпечує здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, а також за відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюціям керівництва апарату адміністрації.

2.2.7. Спільно з іншими відділами апарату забезпечує підготовку і проведення засідань колегії райдержадміністрації, нарад та інших заходів, що проводяться в райдержадміністрації .

2.2.8. За дорученням голови райдержадміністрації, заступника голови, керівника апарату райдержадміністрації перевіряє в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах адміністрації, відділах апарату, виконавчих комітетах стан організації діловодства та контролю за проходженням і виконанням документів, вивчає роботу діловодних служб цих органів, надає їм необхідну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами.

2.2.9. Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті райдержадміністрації, готує довідки, доповідні записки, зведення, звіти, інформації з питань роботи з документами, контролю за строками їх проходження і виконання, періодично інформує керівництво адміністрації з цих питань.

2.2.10. Забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, надання методичної і практичної допомоги з цих питань працівникам апарату, управлінням, відділам, іншим підрозділам райдержадміністрації, іншим місцевим органам державної виконавчої влади і місцевого самоврядування.

2.2.11. Сприяє набуттю знань і навиків з питань роботи з документами працівниками апарату адміністрації, підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб управлінь, відділів, інших структурних підрозділів райдержадміністрації , виконкомів місцевих рад.

2.2.12. Забезпечує облік, зберігання печаток, штампів, бланків інформаційних, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів райдержадміністрації та користування ними.

2.2.13. Бере участь у розробці та виданні методичних посібників, рекомендацій, довідників тощо, необхідних в роботі райдержадміністрації, виконкомів місцевих рад.

2.2.14. Розробляє номенклатуру справ апарату райдержадміністрації, забезпечує здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання у відділах апарату справ, приймання документів відділів на зберігання до архіву апарату.

2.2.15.Організовує роботу архівного підрозділу апарату райдержадміністрації, забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі для передачі на державне зберігання, готує і передає справи на зберігання до районного державного архіву.

2.2.16.    Організовує прийом громадян, розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до райдержадміністрації.

2.2.17.Здійснює попередній розгляд звернень громадян та контролює виконання доручень щодо їх розгляду.

2.2.18. Контролює проходження звернень громадян, дотримання строків та якість розгляду звернень, веде попередній прийом громадян.

2.2.19. Реєструє письмові звернення громадян, готує матеріали до них на розгляд голові адміністрації.

2.2.20. Вислуховує усні звернення громадян, оформляє реєстраційно- контрольні картки особистого прийому головою адміністрації.

2.2.21. Оформляє та веде справи з розгляду звернень громадян.

2.2.22. Перевіряє організацію роботи, дотримання законодавства та інструкції з діловодства за зверненнями громадян у відділах, управліннях та інших структурних підрозділах райдержадміністрації, надає практичну та методичну допомогу селищній, сільським радам району, вносить пропозиції щодо усунення виявлених недоліків.

2.2.24. Відповідає за підготовку та вчасне подання до облдержадміністрації річного статистичного звіту з питань звернень громадян за встановленою формою.

2.2.25. Контролює недопущення надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей на звернення громадян, відповідей із порушенням строків, установлених законодавством, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам.

2.2.26. Організовує проведення та підготовку матеріалів на засідання постійно діючої комісії районної державної адміністрації по роботі із зверненнями громадян.

2.2.27        Розробляє графіки проведення особистого, виїзного прийому громадян, роботи «гарячої» телефонної лінії керівництва районної державної адміністрації.

2.2.28        Організовує особистий прийом, особистий виїзний прийом громадян та роботу «гарячої» телефонної лінії голови райдержадміністрації та його заступників.

2.2.29   Забезпечує повідомлення громадян про результати розгляду їх звернень.

2.2.30   Здійснює контроль за своєчасним розглядом і законністю вирішення пропозицій, заяв і скарг громадян, організації їх обліку в місцевих органах влади, на підприємствах, в установах і організаціях.

2.2.31.Збирає, систематизує та оприлюднює публічну інформації, що була отримана або створена в процесі виконання районною державною адміністрацією своїх повноважень, передбачених чинним законодавством.

2.2.32 Забезпечує організацію прийому інформаційних запитів, що надходять до районної держаної адміністрації, як розпорядника інформації.

2.2.33. Контролює своєчасність опрацювання інформаційних запитів та надання відповідей на них в порядку та в строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

2.3. Загальний відділ при вирішенні питань, які належать до його відання, взаємодіє з обласними органами влади, керівництвом адміністрації, відділами апарату, управліннями, відділами, іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, виконкомами місцевих рад, підприємствами, установами, організаціями і громадянами.

 2.4. Загальний відділ має право:

2.4.1. Вимагати від відділів апарату, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів райдержадміністрації, виконкомів місцевих рад, підприємств, установ і організацій неухильного виконання надісланих їм з цією метою документів, подання ними до райдержадміністрації у визначені строки та у встановленому порядку звітів про виконання документів.

2.4.2. Повертати документи, підготовлені з порушенням правил та діловодства встановленого регламентом райдержадміністрації порядку або виконані неякісно.

2.4.3. Вносити пропозиції керівництву райдержадміністрації з питань, віднесених до компетенції відділу.

2.4.4. Працівники загального відділу, які працюють на посадах державних службовців, користуються правом доступу до всіх документів нетаємного діловодства апарату, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів райдержадміністрації , селищної, сільських рад та їх виконкомів.

3. СТРУКТУРА ЗАГАЛЬНОГО ВІДДІЛУ

3.1. Загальний відділ апарату районної державної адміністрації утворюється у складі начальника відділу, двох головних спеціалістів та оператора комп’ютерного набору, які призначаються та звільняються з посади керівником апарату районної державної адміністрації з дотриманням норм чинного законодавства України.